FORMLAR NE KADAR ÇOK YERDE KARŞIMIZA ÇIKIYOR farkında mısınız? İş başvurularında, pasaport alırken, bankada hesap açtırırken,sigorta işlemlerinde, masraşarımızı yazarken, müşteriler hakkında bilgi toplarken, bir dergiye abone olurken. Liste böyle uzar gider. Yapılan iş değiştikçe formlarda işin yapısına göre değişikliğe uğrar. Örneğin, yeni bir hizmet piyasaya sürülmeden önce veri tabanını geliştirmek adına müşterilerden toplanması gereken bilgiler farklılaştığında yeni bir forma ihtiyaç duyulur. Bu değişiklik yüzünden artık işlevini yitiren eski formlar ya çöpe atılır ya da geri dönüşüme yönlendirilir. Oysa teknolojinin getirdiği yeniliklerle bu ve benzeri maliyetlerden rahatça kaçınılabiliyor. Bu sayede hem işletmeler esneklik kazanıyor hem de maliyetlerini düşürüyor.
GİZLİ MALİYET: FORMLAR
Günlük işlerimizde en basit masraf formundan müşteri kayıt formuna kadar bir çok form kullanırız. Özellikle bankacılık veya sigortacılık gibi mesleklerde form sayısı oldukça fazladır ve formların yapıları sık sık değişir. Pazarlamada müşteri odaklı veya ürün odaklı çalışılan projelerde kullanılan formlar daha da spesifik bilgi içerir. Az sayıda dahi olsa tüm bu formların tasarımı, onay alınması, basımı ve taşınması zaman alır. Ayrıca formların saklanması için ofiste bir yer ayrılması gereklidir. Basit bir formu kullanmak için ne kadar çok basamaktan geçtiğini ve aslında tüm bu basamaklara ayırdığınız kısa sürelerin toplamda zamanınızdan ne kadar çaldığını görebiliyor musunuz ? En basit yapıda dahi olsa formların kullanıma sürülmesi için en az üç dört gün geçmesi gerekir. Üstelik form stoklarının takip edilmesi ve tükenmeden önce sipariş verilmesi gerektiğinden zamanlama hatalarına ve sarkmalara çok açık olan bu sistemi tamamen değiştirmek çok kolaydır.
Samsung’un her zaman, kullanıcıları için sorun yaratmayan, güvenilir ürünler üzerinde çalıştığını belirten Samsung Electronics Satış ve Pazarlama Ekibi Genel Başkan Yardımcısı Jangiae Lee, şunları söyledi: “Samsung yazıcılar, kullanıcıların var olan işletim sistemlerini güncellemek ya da değiştirmek istediklerinde yaşayabilecekleri tüm potansiyel sorunları minimize etmek üzere tasarlanmıştır.
KENDİ FORMUNU KENDİN HAZIRLA
Kendi form şablonunuzu bilgisayarınızda rahatlıkla hazırlayabilirsiniz. Daha sonra Yazıcılar ve Fakslar kısmında kullandığınız yazıcıya sağ tıklayıp Yazdırma Tercihleri menüsünü açmalısınız. Bu menüde fiablon (Overlay) seçeneği altına hazırlamış olduğunuz şablonu ekleyebilirsiniz. Baskı almak istediğiniz zaman dilediğiniz şablonu seçtiğinizde yazı; şablonun, içerisinde sizin oturmasını istediğiniz şekilde yerleşecektir. Kullanması bu kadar kolay olan ve dilediğiniz zaman ihtiyaç duyduğunuz değişiklikleri yapabileceğiniz şablon özelliği sayesinde işletmenizi form karmaşasından kurtarmak işten bile değildir. Kaybettiğiniz zamanın tamamını kendinize veya diğer işlerinize aktarabilmenizi sağlayan şablon özelliğinin yararını özellikle form adediniz çoğaldıkça daha da fark edeceksiniz
KULLANICI PENCERESİ
Kullanıcı: Ferhan Timoçin
Firma: İstanbul Cerrahi Hastanesi
Görevi: Genel Müdür Yardımcısı
Hastanemizde hastaların işlemlerinin takibi ve birimler arası koordinasyon için bir çok form kullanmaktayız. Bilgisayar ve yazıcıların olduğu birçok birimde bu formların bulundurulması kendi başına bir sorun iken, kullanılacak formların yazıcıya takılıp çıkartılması, her işlem için farklı bir form kâğıdının yazıcıya takılması oldukça zahmetli bir kullanım şekli. Kullanmakta olduğumuz Samsung yazıcıların “Form Yükleme” tekniği ile bu sorunlarımızı tamamıyla aşmış durumdayız. Tüm kullanılan formlar bilgi işlem sistemimize tanıtılmış durumda bu sayede kullanıcı dilediği formu seçerek normal fotokopi kağıdına formu ve formun içeriğini aynı anda bastırabiliyor.